Transformação Digital Tecnologia colaborativa: a que ferramentas deve deitar a mão para promover a eficiência do negócio?
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Colaboração

Tecnologia colaborativa: a que ferramentas deve deitar a mão para promover a eficiência do negócio?

Se a sua empresa ainda não está a beneficiar do poder das ferramentas colaborativas, está na hora de olhar com atenção redobrada para o tema e definir por onde deve começar, rumo a um negócio mais eficiente e produtivo.
Tecnologia colaborativa: a que ferramentas deve deitar a mão para promover a eficiência do negócio?
Colaborar. O verbo pode ser aplicado aos mais diferentes contextos, mas nos últimos anos ganhou uma nova dimensão, graças à proliferação de ferramentas digitais que potenciam o seu significado. Fomentam a entreajuda, o trabalho em equipa e a cooperação. Na esfera profissional, esta transformação tem sido silenciosa. Chegou devagar e foi mudando a forma como trabalhamos, mas a democratização do acesso à internet de banda larga e a proliferação das soluções que chegam a cada cliente como um serviço, armazenado na nuvem, tornaram a viagem irreversível e deram-lhe novo ritmo.

Uma solução colaborativa deixou de ser apenas sinónimo de uma aplicação de "chat", que permite trocar mensagens rápidas com o colega, para passar a descrever uma panóplia de aplicações de negócio que tiram partido da interacção de várias fontes e da participação de vários intervenientes para cumprir o seu papel.

Em comum têm o facto de estar alojadas na "cloud", trazer agilidade aos processos, automatizar tarefas rotineiras, evitar duplicações e, em última análise, reduzir custos e aumentar a produtividade. Do CRM ao marketing, passando pelo desenvolvimento de aplicações, ou pela investigação, existem hoje centenas de plataformas desenhadas a partir desta lógica, das mais complexas às mais simples e mais baratas, ou mesmo gratuitas, e como tal ao alcance de qualquer empresa. Se esta ainda não é a realidade da sua organização, a pergunta impõe-se: por onde começar, para garantir resultados rápidos com o mínimo de sobressaltos na operação?

"First things first"

As grandes mudanças começam com pequenas acções, que fazem ainda mais sentido se tiverem um grande impacto e cativarem os que têm de viver – ou neste caso trabalhar – com elas para novas transformações. Por isso mesmo, faz sentido que a introdução de soluções colaborativas na empresa comece por mostrar o seu potencial nas tarefas mais simples, como a criação e o manuseamento de documentos, relatórios, gráficos e outros documentos.

Produtividade colaborativa na nuvem

Os pacotes de ferramentas de produtividade básicas mais populares (em que se incluem processador de texto, folha de cálculo, software para criar gráficos e apresentações) são hoje ferramentas "cloud", que deixaram de estar residentes nos computadores da empresa para estarem armazenados num repositório central. Graças a isso estão ligadas em rede, o que permite não só a qualquer utilizador com permissões para isso aceder-lhes, mas também modificá-las, fazer alterações ou anotações. Todas as interacções acontecem no mesmo documento, com registo das alterações, o que elimina confusões entre versões e simplifica a tarefa.

Videoconferência

Estreitar distâncias e eliminar custos desnecessários com deslocações e tempo em trânsito passou a ser um recurso acessível a qualquer empresa. As soluções de videoconferência complementam as ferramentas que compõem os principais pacotes de soluções de produtividade disponíveis no mercado. Não são apenas uma forma fácil de evitar deslocações entre filiais de uma empresa como também são um recurso valioso para estar perto do cliente a qualquer momento, ou para aproximar equipas em países distintos, no caso das empresas com presença em diversas geografias.

Gerir projectos/equipas em rede

Existem hoje no mercado várias soluções colaborativas de gestão de projectos, que permitem criar uma espécie de "timeline" de cada projecto no tempo, registando todas as interacções dos diversos intervenientes e integrando cada novo contributo. É um mecanismo que facilita e clarifica a gestão e distribuição de tarefas, eliminando zonas cinzentas. Toda a informação necessária está disponível para cada membro do grupo e todos podem contribuir para o avanço do projecto a partir de qualquer dispositivo. Permite promover uma colaboração em movimento e em tempo real, requisitos que passaram a fazer sentido para qualquer negócio.

Uma intranet, uma identidade comum

Promover uma identidade, uma cultura e uma comunicação eficiente e capaz de envolver todos os membros da organização pode ser mais um factor crucial para o sucesso da empresa em momentos de mudança: adopção de novas tecnologias, transformação de processos de negócio, lançamento de novos projectos, etc. Uma intranet moderna e equipada com ferramentas que, além de permitir à empresa partilhar informações, dê espaço aos colaboradores para interagirem, exporem ideias, organizarem eventos ou terem outras iniciativas que fomentem o espírito de comunidade é um trunfo para encurtar distâncias e tornar mais clara a comunicação.

As ferramentas colaborativas motivam a interacção e a partilha de conhecimento entre colaboradores, além de darem suporte às necessidades de mobilidade que hoje a maior parte das equipas tem. Servem para aproximar equipas distantes e facilitam a comunicação, o que deixa espaço para poucas dúvidas relativamente ao seu valor na eficiência de uma organização. Resta a cada empresa definir os seus pontos de partida e acautelar um conjunto de aspectos que não podem ser esquecidos.

A segurança da informação que guardam e fazem circular é crucial. Igualmente fundamental é garantir que estas soluções permitem um adequado controlo de acessos e a definição de permissões para cada uma das funcionalidades a que dão acesso. Finalmente, mas não menos importante, devem ter uma interface intuitiva, simples de perceber e fácil de usar.
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