IGeFE torna a despesa das escolas mais eficiente

O novo sistema do Instituto de Gestão Financeira da Educação (IGeFE) para automatizar e reduzir o tempo da atribuição dos orçamentos para escolas vai gerar poupanças anuais de 1,2 milhões de euros.
IGeFE torna a despesa das escolas mais eficiente
Pedro Elias
Sara Ribeiro 30 de outubro de 2017 às 11:30

De forma a automatizar e a reduzir o tempo do processo da atribuição dos orçamentos anuais dos estabelecimentos de educação e ensino, o Ministério da Educação lançou o PredictionME. Trata-se de um sistema de gestão orçamental preditivo, desenvolvido sob o pelouro do IGeFE - Instituto de Gestão Financeira da Educação, distinguido com o prémio Best Digital Strategic Tools.

O sistema foi desenvolvido tendo como base três objectivos: "Ganhos de eficácia no tratamento de um processo de grande complexidade, tempo de tratamento de dados e possibilidade de tomar decisões mais robustas ao nível financeiro", contou Luís Farrajota, vogal do conselho directivo do IGeFE.

Na prática, o processo inicia-se nos estabelecimentos de educação e ensino (EEE), "os quais elaboram a sua proposta de orçamento anual, tendo em conta, nomeadamente um conjunto de informação financeira residente na ferramenta em causa", explicou o responsável. Depois, "a ferramenta recorre a um conjunto de algoritmia complexa, que conjuga um conjunto de variáveis - entre elas, a evolução histórica da despesa e variáveis de contexto -, que através da sua conjugação gera um conjunto de cenários possíveis, os quais permitem aos respectivos decisores tomarem as suas opções", detalhou Luís Farrajota.

Todo este processo culmina "com a atribuição automática do orçamento individualizado por EEE. Desta forma assegura-se que o processo em causa é imune a potencial discricionariedade, estabelecendo critérios objectivos e universais para todos os EEE, critérios estes adaptados tendo em conta o contexto específico de cada EEE", sublinha.

 "Por outro lado", continuou, "a ferramenta efectua o acompanhamento e a monitorização da gestão orçamental e financeira dos EEE de ensino básico e secundário em 'real time', bem como a elaboração de cenários preditivos e respectivo 'report' de informação aos diversos 'stakeholders'".

Com a implementação deste sistema, o IGeFE estima uma poupança anual, entre custos directos, indirectos e de contexto, na ordem dos 1,2 milhões de euros. Mas os ganhos não ficam por aqui.

Fruto do novo sistema, lançado no final do primeiro quadrimestre deste ano , "é possível ao IGeFE efectuar uma análise e respectiva atribuição orçamental aos EEE com mais rigor e sobretudo mais equitativa e justa, tornando por si só, a despesa pública mais eficiente, ou seja, reduz-se drasticamente a possibilidade de uma atribuição orçamental excessiva, que originará por sua vez, um dispêndio de dinheiros públicos evitável e não essencial à sua actividade, apontou Luís Farrajota".

Além disso, há "redução do tempo e decréscimo do número de recursos humanos alocados ao processo, tanto ao nível do IGeFE como do Universo Escolas".

Da ideia à concretização

O PredictionME, sistema de gestão orçamental preditivo, foi lançado pelo Instituto de Gestão Financeira da Educação (IGeFE) no final de Abril.

O desafio
A desmaterialização de todo o procedimento que anteriormente era efectuado em papel foi um dos desafios no desenvolvimento do sistema. Outra das preocupações que o IGeFE teve em conta foi a garantia da "fiabilidade de informação entre plataformas, uma vez que os 'inputs' ao nível de um conjunto vasto de informação têm origem nos estabelecimentos de educação e ensino (EEE)", contou Luís Farrajota, vogal do conselho directivo do instituto.

A concepção 
O IGeFE decidiu desenvolver este sistema para obter ganhos de eficácia no tratamento do processo de atribuição dos orçamentos dos EEE. Outro dos motivos que levaram à concepção da plataforma foi a "possibilidade de tomar decisões mais robustas ao nível financeiro", explicou Luís Farrajota.

A implementação

O projecto demorou 10 meses a ser implementado. Quanto à equipa envolvida, contou com oito elementos internos e cinco elementos externos, totalizando uma equipa composta por 13 elementos.




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