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Ana Cristina Silva 02 de Dezembro de 2013 às 00:01

Programas de faturação certificados

No passado dia 22 de novembro foi publicada mais uma alteração à portaria que impõe o uso obrigatório e exclusivo de programas de faturação certificados. E esta alteração entrará em vigor já em 1 de janeiro de 2014.

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Com a publicação da Portaria n.º 340/2013 são revogadas duas condições que permitiam a dispensa do uso de programas certificados: uma relativa ao número de faturas ou faturas simplificadas emitidas quando inferior a 1000 unidades e a outra referente às entidades que usassem software produzido internamente ou por empresa integrada no mesmo grupo económico, do qual fossem detentores dos respetivos direitos de autor.

Segundo o preâmbulo deste diploma, a justificação destas alterações prende-se com o uso abusivo das dispensas anteriormente concedidas.

Deste modo, para os sujeitos passivos de IRS (categoria B) e de IRC que tenham registado em 2013 um volume de negócios superior a 100 mil euros, passam a estar obrigados a utilizar, em exclusivo, um programa certificado para emitir as suas faturas e/ou faturas simplificadas e ainda para emitir os seus documentos de transporte.

Adaptação aos requisitos técnicos

Os sujeitos passivos que tenham volume de negócios superior a 100 mil euros e que atualmente usam programas de faturação produzidos internamente ou produzidos por entidade do mesmo grupo económico, têm duas hipóteses: ou submetem tais programas à certificação da Autoridade Tributária (AT), ou terão de adquirir no mercado um programa certificado.

Em qualquer dos casos, a decisão a tomar e consequente ação a desenvolver terá de ser rápida, pois de acordo com o diploma referido, as faturas emitidas a partir de 1 de janeiro já terão de provir de programa certificado.

No caso de se pretender continuar com o programa desenvolvido internamente haverá que adaptá-lo aos requisitos técnicos constantes do normativo que regula o uso de programas certificados. Claro que, por exemplo, para a obrigação do programa dispor de SAF-T(PT) da faturação, considerando que esta já abrangia todos os sujeitos passivos que usassem programas de faturação (certificados ou não) não será uma contingência quanto a trabalhos adicionais a desenvolver para adaptar o programa.

Mas ainda que tais trabalhos se resumam a dotar o sistema que permita a assinatura dos documentos emitidos (faturas, faturas simplificadas, documentos retificativos e documentos de transporte) em conformidade com o disposto neste normativo, haverá que ponderar que muitas empresas não têm, internamente, recursos para estas tarefas estando dependentes de consultoria externa para proceder a modificações em tais programas e por isso terão, previsivelmente, custos mais elevados e vão necessitar de mais tempo para atingir a conformidade requerida. Ainda há que considerar que, no caso de filiais portuguesas de multinacionais estas podem estar adstritas ao uso de um programa comum para todo o grupo e por isso, tais modificações específicas para Portugal carecem sempre da concordância da empresa-mãe.

Implementadas as modificações necessárias por forma a obter a mencionada certificação há que submeter o pedido de certificação do programa à AT. Na legislação referida estabelece-se um prazo de 30 dias, a contar da receção da declaração pela qual foi formulado o pedido, para que a AT emita o correspondente certificado. Mas também se prevê que este prazo de 30 dias fique suspenso caso seja necessário realizar testes de conformidade.

Está bom de ver que, ainda no cenário mais otimista, os 39 dias de calendário contados desde a data da publicação da portaria até à data da sua entrada em vigor são escassos.

Os que venham a optar pela descontinuação do programa produzido internamente, adquirindo novo programa de faturação (já certificado) no mercado podem ter de vir a prever tempo para a eventual parametrização às especificidades da empresa utilizadora e para a migração de dados de um programa para o outro. Especialmente se o programa de faturação estiver integrado num sistema de informação que forneça dados para o programa da contabilidade e para outros programas de apoio à gestão.

Custos adicionais

Os sujeitos passivos que, tendo volumes de negócios superiores a 100 mil euros, emitiam menos de 1000 documentos por ano, e que, estando dispensados do uso de programas de faturação certificados emitiam faturas e faturas simplificadas em impressos executados em tipografias autorizadas vão ter de descontinuar esse procedimento e adquirir um programa certificado.

Todas estas alterações implicarão custos adicionais para as entidades abrangidas, encargos esses que não puderam ser previstos antes e que, inclusive, podem ter implicado que já em 2013 se incorressem em dispêndios (evitáveis) com programas ou impressos que agora vão ser descontinuados.

Desde o ano de 2010 que temos vindo a assistir à imposição de condições mais estritas por forma a trazer cada vez mais sujeitos passivos para o universo de entidades abrangidas pelo uso obrigatório de programas certificados. Mas para além da bondade destas medidas para a prevenção e combate à evasão e fraude fiscais, e admitindo que há alguma programação prévia na implementação destas medidas, falta a divulgação dessa programação aos contribuintes. Trata-se de ser dada a possibilidade desses contribuintes estimarem gastos com aquisições, atualizações dos seus programas de faturação, por exemplo, para o próximo ano. Trata-se de lhes serem dados os elementos necessários para que possam tomar decisões e implementar medidas quanto ao cumprimento desta obrigação, com a antecipação necessária.

Este é, sem dúvida, um caso em que o fator surpresa não é nada benéfico para a boa evolução dos negócios.

*Consultora da Ordem dos Técnicos Oficiais de Contas

comunicacao@otoc.pt



Artigo escrito em conformidade com o novo Acordo Ortográfico

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