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Trabalho remoto: como empresas e trabalhadores terão de se adaptar

Os consultores de recursos humanos da Hays, da Robert Walters e da Randstad abordam as principais alterações práticas provocadas pelo aumento do trabalho à distância e deixam conselhos sobre como as empresas devem responder aos impactos que vão sentir nos próximos anos.

António Larguesa alarguesa@negocios.pt 21 de Abril de 2020 às 15:00
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Relação com os colegas e com as chefias
A colaboração no seio das equipas, a partilha de conhecimento e compreensão eficaz da mensagem vai requerer uma atenção redobrada à distância. Para comunicar sucessos ou dificuldades, a interação deve ser regular, planificada, transparente e privilegiar o formato de vídeo, em detrimento do contacto telefónico, por favorecer as relações interpessoais e manter o "toque humano". Estes momentos servem também para detetar se alguém está a atravessar um momento difícil, de desmotivação ou de baixa produtividade, sendo que, por outro lado, a tecnologia pode até ser um facilitador para mais tímidos ou reservados. Devem ser definidos tempos máximos de respostas em mensagens instantâneas, chamadas telefónicas de trabalho ou emails, assim como regras de informação em caso de ausência prolongada por motivos pessoais, tal como se estivessem a trabalhar no escritório físico.

Operação logística e equipamentos
Máscaras, viseiras, luvas e gel desinfetante vão ser uma nova realidade no regresso aos postos de trabalho. Por outro lado, um questionário da consultora imobiliária Worx mostrou que a principal queixa dos colaboradores em teletrabalho refere-se a "contratempos com o equipamento e a internet" (19%), abrangendo desde carros de serviço à disponibilidade de hardware ou a sobrecarga de rede. Além de ser possível a gestão remota com os softwares adequados e com uma monitorização periódica, os especialistas frisam que a implementação de políticas "choose your own device" para computadores portáteis ou telemóveis pode facilitar muito essa gestão em remoto, já que, por exemplo, o trabalhador recebe uma quantia para a aquisição de um smartphone, escolhido por si, de entre os modelos disponíveis e dentro do orçamento disponível.

Horários e conciliação com a vida familiar
Agora que o escritório está na divisão ao lado, o teletrabalho é propício a que a "fronteira" entre a casa e o trabalho fique ainda mais turva e indistinta do que já era por causa dos "smartphones". É importante respeitar os horários tradicionais de entrada e saída, dentro do possível, ainda que o conceito de "picar o ponto" esteja em desuso. A aposta deve ser na autonomia e responsabilização. Mais do que saber as horas de trabalho, deve apoiar e controlar para garantir que os prazos de entrega são cumpridos, garantindo apenas o cumprimento daqueles momentos em que a presença é mesmo obrigatória. Por outro lado, os chefes de equipa devem realizar "check-ups" frequentes para controlar os níveis de stress e possível esgotamento físico e mental ("burn out"). Redução da produtividade / eficiência, desmotivação visível e indiferença pouco característica são os sinais de alarme.

Escritórios e novos espaços de trabalho
Da escassez de espaço e do aumento de preços que eram a realidade nos últimos anos nas maiores cidades do país, como Lisboa e Porto, para uma taxa de ocupação menor, com áreas e custos de arrendamento mais reduzidos. É este o novo cenário antecipado pelos especialistas em recursos humanos para os escritórios. Todos preveem que as empresas vão começar a adaptar os espaços de trabalho a soluções mais flexíveis, tecnológicas e também inteligentes, como a generalização do "co-working" (espaços partilhados de trabalho), com salas que se adaptam a diferentes necessidades ou através do subarrendamento de áreas do escritório. Outra novidade será a implementação em mais empresas do sistema de "hot desking", em que as equipas vão rodando semanalmente entre a presença nas instalações físicas e o trabalho a partir de casa.

Monitorização e avaliação do trabalho
Com os colaboradores fora do escritório, a empresa deve garantir que possui as ferramentas e métricas necessárias para monitorizar a atividade e o cumprimentos dos objetivos (também individualizados), sendo esta uma oportunidade para uma mudança de mentalidade nos líderes das equipas: basear a avaliação em resultados e não no comportamento visível ou nas horas passadas a trabalhar. E a avaliação não deve acontecer apenas de ano a ano num momento único, mas dando "feedback" regular e estruturado ao trabalhador sobre a sua performance. Ainda assim, a assiduidade pode ser efetuada através dos "logins" nos sistemas informáticos (sem os quais o próprio trabalho à distância não funciona); e há várias "apps" que contabilizam o tempo de presença ativa das equipas remotas, as chamadas recebidas ou detetam casos de ausências prolongadas.

Estilo de liderança e cultura empresarial
A gestão de equipas à distância é um desafio acrescido, em que a comunicação ganha maior relevância, sobretudo nas conversas difíceis, e que obriga a uma liderança diferente: com um misto de proximidade e liberdade; demonstrando disponibilidade para ajudar, mas mostrando ao mesmo tempo que controla a equipa. Mantenha algumas rotinas do contexto presencial, como reuniões de "kick-off" ou de balanço do dia, e apenas para falar de trabalho. Use canais alternativos, como mensagens instantâneas e reuniões virtuais (Skype, Zoom, Workplace ou GoToMeeting) e organize atividades remotas de "team building", como jogos ou almoços virtuais. Para manter a cultura empresarial, em alternativa, pode recorrer a "open talks", transmissões ao vivo, organizar "webinars", formação em "e-learning" e iniciativas de "gamificação".

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