Como comunicar dentro da nossa organização é um dos grandes dilemas. Existem empresas que apenas se dedicam à melhoria da comunicação intra-empresarial, dada a complexidade desta matéria e efeitos que ela tem sobre uma organização a diferentes níveis.

As empresas podem ter diferentes departamentos, e estarem fisicamente em diferentes locais. A proximidade dos colaboradores ajuda na comunicação, enquanto que um colaborador remoto já não carece dessa vantagem ao estar fora da organização principal.

A comunicação por si também traz um outro desafio que é a exigência em concentrar diferentes recursos humanos a uma mesma hora para que possam comunicar em grupo. Ou seja, não temos apenas o desafio da comunicação mas sim este e o da organização das equipas.

Outro factor é entender o que se deve comunicar, para não despender demasiado tempo a comunicar, e quem deve comunicar com quem.

Deverá a comunicação ser em escada, ou seja, de forma hierárquica? Ou directa entre as pessoas que querem comunicar entre si?

Antigamente existia muito esta política de que um operacional de um departamento não podia comunicar com outro de um outro departamento, sem existir uma comunicação entre os directores de ambos os departamentos. Hoje em dia esta política ainda existe em grande parte das organizações, mas penso que entorpece a comunicação nas empresas.

Os directores não devem estar para gerir tarefas mas sim pessoas. Os operacionais são quem devem gerir tarefas, logo devem falar directamente com quem gere igualmente tarefas. Por isso penso que essa comunicação deve ser directa, entre o colaborador do departamento A e o colaborador do departamento B, sem intervenção dos directores de ambos os departamentos.

Por exemplo: foram definidas as tarefas entre o colaborador A e o colaborador B, mas agora há que cumprir com essas tarefas a rigor, assegurando que as mesmas se executaram em tempo útil. A discussão do pormenor das tarefas, deveria ser feita entre os colaboradores (tarefas) e a discussão sobre o cumprimento das tarefas, ou seja o seu planeamento (pessoas), deve ser feito pelos directores.

Desta forma liberta-se tempo em reuniões de grupo que são desnecessárias, e optimiza-se a comunicação por estarmos a permitir uma comunicação directa entre os colaboradores.

Se esta comunicação fosse antes feita por via dos directores, a mesma não seria certamente tão clara como uma comunicação directamente entre os operacionais.

Tenho vivido esta experiência, e não só eu, mas também os próprios colaboradores, acabam por identificar este problema na comunicação interna.

Muitas vezes não se altera a forma de trabalhar para proteger a posição dos directores, mas não lhe encontro qualquer sentido. Tem antes de existir um melhor entendimento entre o que é o trabalho de um director e o trabalho de um operacional.

Muitos directores não entendem que tem de gerir pessoas, em vez de tarefas, envolvendo-se demasiado nos detalhes do dia-a-dia, e entorpecendo o processo da comunicação.

Assim e para melhorar a comunicação na sua empresa, deverá começar por definir bem o trabalho de cada um. Qual deve ser a tarefa de um director e qual deve ser a tarefa de um operacional.

Depois deve permitir a comunicação directa para aumentar a eficiência e dedicar o tempo dos directores a coordenar e a assegurar o cumprimento das tarefas através dos colaboradores.

Este é apenas um dos muitos exemplos reais que podia citar, mas como já referi anteriormente, o tema da comunicação é complexo e extenso pelo que vale a pena dedicar-lhe algum tempo sob pena de prejudicar a eficiência da sua empresa.

Dicas

1. Deixar que a comunicação se faça entre aqueles que pretendem comunicar e não fazer de ponte de comunicação.

2. Saber distinguir as tarefas de cada colaborador para não entorpecer a comunicação na organização.

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*Fundador e líder executivo da Zonadvanced - Grupo First