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Como medir a produtividade em cenários de trabalho remoto ou “Blended Office”

É necessário recolher e analisar indicadores de produtividade nesta nova realidade de Blended Office, por forma a gerirmos melhor as organizações e melhorar coletivamente a criação de valor.

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A Covid-19 trouxe-nos desafios únicos, restrições de viagens, escolas fechadas e trabalho remoto, com a agravante de ter sido tudo em simultâneo e forçado, removendo as barreiras entre o trabalho e a nossa vida pessoal. Hoje falamos não de "Work Life Balance" mas de "Work Life Integration" ou de conceitos novos como o "Blended Office".

De facto, o novo conceito de trabalho, ou Blended Office, criou novos desafios e oportunidades para grande parte das empresas. A percepção generalizada é de que estamos a ser mais produtivos, evitando gastos de tempo em deslocações, as reuniões iniciam à hora e conseguimos "encaixar" mais reuniões na nossa agenda. No entanto, importa fundamentalmente refletir se: Estamos a ser mais produtivos? Estamos a criar mais valor para a empresa? Ou estamos a ficar reféns de uma "reunite aguda" e a ser menos produtivos?

 

Um estudo recente da Microsoft, apresenta algumas conclusões interessantes:

 

  • Por semana, cada trabalhador, em média, "ganhou" 4 horas de trabalho por deixar de fazer pausas para café ou para ir almoçar;
  • Nove em cada dez trabalhadores conseguiram manter o relacionamento diário com os colegas de trabalho.

 

Mas há um custo. Existe agora um esforço adicional de cerca de 8 horas semanais para a coordenação e gestão de equipas. Os gestores são aqueles a quem lhes é exigido um esforço adicional, porque passam mais tempo a coordenar as equipas internas e menos tempo concentrados a criar valor com os clientes ou em reuniões externas.

 

Na nossa organização estamos a trabalhar remotamente desde o dia 11 de março (há mais de 4 meses), dispersos por Portugal e com alguns recursos a trabalhar fora do país em fusos horários diferentes. Todos estes aspetos trouxeram desafios acrescidos, no entanto, enquanto empresa de Business Intelligence e Artificial Intelligence que somos, desde o início do confinamento que iniciámos a monitorização das nossas equipas por forma a aferir a produtividade antes e durante este período de confinamento.

 

De acordo com a monitorização interna da nossa produtividade dos últimos 3 meses, tivemos um aumento de produtividade global de cerca de 20%, mas gastámos em média mais 3 horas por semana em coordenação por recurso. Por outro lado, verificámos que 100% dos nossos colaboradores conseguiram manter o relacionamento entre colegas de trabalho, com "touch points" diários.

 

Além disso, no que diz respeito às ferramentas de produtividade e cloud, hoje em dia existem alguns indicadores de produtividade interessantes de análise. No nosso caso, e em comparação com outras organizações semelhantes, estamos posicionados acima da média na maioria destes indicadores.

 

No que diz respeito à comunicação, as ferramentas disponibilizadas para trabalho em tempo-real têm tido um enorme impacto na produtividade e na ubiquidade do trabalho, independentemente da localização dos nossos colaboradores. Neste caso, cerca de 60% deles utilizam mais do que um modo de comunicação online com as equipas. 

 

Do ponto de vista de colaboração, 50% dos nossos colaboradores criam conteúdos e ficheiros totalmente online e em equipa. A título de exemplo, todos os documentos de projeto ou de propostas são desenvolvidos de forma colaborativa (com vários contribuidores para o mesmo documento, em tempo real)

 

Quanto mais rápido e fácil for o contacto entre os colegas de trabalho, mais eficientes se tornam os colaboradores, logo, do ponto de vista de mobilidade, 70% da empresa utiliza ferramentas de colaboração em mais de que uma plataforma (telemóvel e computador).

 

Hoje, mais do que nunca, temos à nossa disposição ferramentas de trabalho colaborativo, simples intuitivas e fáceis de utilizar. Contudo, se não conseguirmos medir a utilização destas ferramentas e cruzar estes dados com outros indicadores relevantes de gestão e de produtividade, estaremos a fazer análises e a tomar decisões com base em percepções.

 

Em resumo, é necessário recolher e analisar indicadores de produtividade nesta nova realidade de Blended Office, por forma a gerirmos melhor as organizações e melhorar coletivamente a criação de valor.

 

CEO & Founder Singularity Digital Entreprise

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