Com o intuito de melhorar a eficiência e qualidade do serviço prestado aos contribuintes e minimizar os custos da administração fiscal, foi desenvolvido um método que permite a emissão e consulta de documentos online, assegurando a sua autenticidade e a segurança da informação nelas contida. Assim nasceu o Método de Validação Electrónica de Documentos, que permite gerar documentos online e confirmar a qualquer momento a sua autenticidade, através do Portal das Declarações Electrónicas.

Este método consiste na geração automática de uma chave de validação em formato alfanumérico aquando da emissão de um novo documento que, em conjunto com o NIF do contribuinte, garantem o acesso à informação contida nos documentos emitidos (certidões). Qualquer entidade que pretenda confirmar a autenticidade dos documentos recepcionados em papel ou formato digital, poderá fazê-lo, introduzindo o NIF e a chave contida no documento no Portal das Declarações Electrónicas e verificando que a informação online corresponde à que lhe foi disponibilizada. Desta forma, o documento emitido online tem a mesma validade legal de um documento obtido e autenticado por um Serviço de Finanças.

O método de validação electrónica de documentos é utilizado no Portal das Declarações Electrónicas para a validação de inúmeros documentos, nomeadamente as Certidões. Neste momento, é possível emitir e consultar através do Portal 4 tipos de certidões: certidão de liquidação do IRS, certificado para recuperação do IVA pago no estrangeiro, renúncia à isenção de IVA para as operações imobiliárias e comprovativo de residência fiscal.

Esta funcionalidade tem tido grande aceitação por parte dos contribuintes, tendo-se registado, desde a implementação em Outubro de 2006, a emissão de mais de 270 mil certidões*. Até final de 2008, foram emitidas 231.901 certidões de liquidação de IRS, 18.143 certidões de residência fiscal, 13.247 certidões de Estado de Sujeito Passivo e 5.472 certidões de renúncia à isenção do IVA.

No entanto, mais importante do que os números absolutos de certidões emitidas é o que eles significam em termos de celeridade de processos. A partir do momento em que uma certidão se desmaterializa e deixa de estar dependente do carimbo da repartição pública, o contribuinte poupa horas preciosas em filas de espera. Por outro lado, para o Estado, a desburocratização do processo também permite um aumento considerável de produtividade, com redução óbvia de custos.

Com a expansão cada vez maior da Internet de banda larga por todo o país, a relação entre o Estado e o cidadão tem vindo cada vez mais a estreitar-se e agilizar-se, mas o caminho da desmaterialização de documentos e processos tem necessariamente que envolver procedimentos seguros e fiáveis, de maneira a que a segurança e idoneidade da informação estejam garantidas. Mais ruinoso para todos do que as horas de espera, seria a falsificação fácil de documentos certificados.

*dados publicados no site das Declarações electrónicas, a 31 Dezembro 2008.