Parece banal, mas pode não ser recordado com a devida frequência. Falo da tesouraria de uma empresa. Saber atempadamente se vamos ter capital para cumprir com as nossas obrigações, faz parte das tarefas de um bom gestor, de forma a não entrar em incumprimento, falta de capital súbita e inesperada, ou mesmo insolvência.

Esta é uma das acções que é inversamente proporcional ao tamanho da empresa, no que se refere aos montantes a pagar. Uma micro empresa tem de ter cuidado com um aumento de 50€ nas despesas correntes, e por isso actualizar a sua tesouraria cirurgicamente, enquanto que uma grande empresa não tem de ter esse cuidado em montantes tão pequenos.

Isto quer dizer que o rigor do empresário da micro empresa é tão ou mais importante que o da grande empresa. Quando constatamos que o saldo no banco é positivo e até confortável, não devemos, nem despreocupar-nos, nem gastar mais dinheiro apenas porque temos mais disponível.

Este é um erro frequente na tesouraria familiar, que leva a esquecer aquele seguro, ou aquela despesa extra que só aparecia no mês seguinte e que nos esquecemos. Assim como em casa, na empresa, temos de fazer o mapa de tesouraria que nos permita ter uma visão global do ano e que seja actualizado constantemente em períodos mais curtos.

O que fazer e quais os benefícios no controle da tesouraria nas micro e pequenas empresas?

Todos os anos, e caso tenha o histórico do ano transacto melhor, deve construir um pequeno e simples mapa de tesouraria que lhe possa dar uma visão global do ano.

Não confunda o orçamento que fez para o ano, com o mapa de tesouraria, pois são diferentes, pelo facto do orçamento não contabilizar os momentos de entrada e saída de dinheiro e respectivos atrasos. Um exemplo disso, que também serve lá para casa, é ter um resultado positivo no ano, depois de contabilizados todos os proveitos e deduzidos todos os custos, mas não conseguir ter dinheiro para pagar as despesas em alguns meses, pois a diferença entre o momento do recebimento e o momento do pagamento pode desequilibrar negativamente a tesouraria da empresa. Lá em casa o exemplo passa pelos subsídios que só aparecem duas vezes ao ano, em determinados meses, mas que constam do orçamento anual, escondendo faltas de liquidez ao longo dos meses que podem representar até 2/3 do ano. O que parecia ser um ano positivo e financeiramente tranquilo pode-se tornar num pequeno pesadelo durante vários meses por não receber os subsídios repartidos por todos os meses.

Voltando à empresa. Não devemos conformar-nos com um mapa de tesouraria a 12 meses, pois ao longo do ano vamos tendo as famosas derrapagens, por uma conta a mais de comunicações, um investimento, etc.

Devemos por isso construir um mapa a 6 meses e actualizá-lo cada trimestre para estarmos seguros de que não vai existir falta de liquidez de forma súbita e inesperada.

Uma das vantagens destes mapas, é poder atempadamente, definir acções de angariação de capital para rupturas de tesouraria. Imagine que com o referido mapa, consegue hoje mesmo identificar que em Fevereiro do ano que vem, não vai ter dinheiro para pagar ordenados. Quatro meses antes já poderá começar a preparar-se para falar com a banca, ou investidores, ou até restruturar a sua empresa para sair deste problema.

Parece tudo muito básico, mas a correria do dia-a-dia, e a falta de recursos que há numa pequena empresa não nos permite acautelar o futuro, e proteger-nos da falta de capital, sintoma que hoje vivemos com mais intensidade que nunca.

O mapa de tesouraria, serve para tudo isto, e até para ajudar na definição da estratégia de preços e comercial. Pois com ele, podemos saber que margens necessitamos e que tipo de cliente precisamos para ajudar a equilibrar a tesouraria da empresa. Como temos de negociar com os nossos clientes, e até onde devemos mudar a nossa estratégia comercial.

Parece esta uma ferramenta meramente financeira para assegurarmos o cumprimento das nossas obrigações, mas não é. Como explico pode ser estratégica e relevante na definição de políticas na nossa empresa.

TOME NOTA

1. Ter um mapa sempre actualizado ajuda a encontrar soluções em tempo útil para os meses de ruptura de tesouraria.

2. O mapa de tesouraria não deve ser visto apenas como uma ferramenta puramente financeira, mas também como estratégica e até decisiva na aplicação de políticas dentro da empresa.

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*Fundador e líder executivo da Zonadvanced - Grupo First