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Nuno Valente 01 de Junho de 2014 às 19:19

Atribuição de quilómetros e ajudas de custos

O gerente tem o direito a uma renumeração a fixar pelos sócios. Neste âmbito, e uma vez que os órgãos sociais não se regem pela lei do Código do Trabalho, pode ser estipulado qualquer valor.

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No caso das renumerações obtidas por um sócio-gerente, estas enquadram-se na categoria A - Trabalho dependente, de acordo com o Código do IRS. No entanto, os sócios-gerentes podem prescindir da sua remuneração ou, apenas do 13.º e 14.º mês de renumerações, onde se incluem os subsídios de férias e de natal, ou seja, passam a receber 12 remunerações por ano e não as 14.

 

A deliberação só pode ser aprovada através da respetiva ata da assembleia-geral assinada pelos sócios, a qual servirá para documentar a justeza do procedimento seguido pela sociedade se esta for questionada quer pela Segurança Social quer pela administração fiscal.

 

No entanto, em IRS, os gerentes ou sócios-gerentes têm a natureza de trabalhadores por conta de outrem e, como qualquer outro trabalhador, podem receber as ajudas de custo e quilómetros, mesmo que não recebam renumeração, quando se desloquem ao serviço da entidade patronal e se destinem a compensar os gastos da compensação por utilização da viatura própria. Entretanto, é necessário acautelar a fundamentação não só para a dedução do IRC, mas também a dedução a nível do IRS.

 

Atribuição de quilómetros

 

Se a viatura não pertencer à entidade, tanto os gastos de combustíveis como as portagens ou estacionamento não são aceites fiscalmente como gastos, exceto se a viatura usada na deslocação for do trabalhador, gerente, sócio-gerente ou administrador e existir a atribuição dos designados quilómetros.

 

No entanto, não estão incluídos no âmbito da compensação por utilização da viatura própria, os quilómetros atribuídos pelas deslocações de casa para o trabalho (e vice-versa) devendo este encargo ser considerado como gasto com o pessoal, sendo o montante acrescido ao ordenado do trabalhador, gerente, sócio-gerente ou administrador, ficando sujeito a tributação em sede de IRS e segurança social.

 

Atribuição de ajudas de custo

 

O regime de atribuição de ajudas de custo encontra-se regulamentado no Decreto-lei n.º 106/98, de 24 de abril, sendo as empresas privadas livres de estabelecer os montantes e as condições em que essas ajudas são abonadas.

 

Tem como pressuposto e finalidade exclusiva, a atribuição de uma compensação, devendo ser entendida como um complemento à remuneração, motivada por um acréscimo de despesas a efetuar pelo trabalhador, gerente, sócio-gerente ou administrador em resultado de deslocações do seu local de trabalho habitual, efetuadas ao serviço da empresa e que se destinam a ser acrescidos por essa deslocação.

 

Deste modo, estas não devem ser utilizadas como um simples acréscimo à remuneração, devendo a sua atribuição ocorrer quando efetivamente se incorre em despesas com alimentação e alojamento em consequência de deslocações do chamado domicílio necessário ao serviço da entidade patronal.

 

Considera-se domicílio necessário, para efeitos de abono de ajudas de custo, a localidade onde o funcionário aceitou o lugar ou cargo, se aí ficar a prestar serviços.

 

Na consideração do valor real a abonar terá, obviamente, de ter em consideração o período do dia em que se dá a deslocação e se são deslocações diárias que se realizem para além de 20 quilómetros do domicílio necessário ou deslocações por dias sucessivos que se realizem para além de 50 quilómetros do mesmo domicílio.

 

Tributação em IRS e Segurança Social

 

Não há lugar a tributação em sede de IRS e de Segurança social se os montantes pagos para os quilómetros não excederem 0,36 euros por quilómetro e para as ajudas de custo o montante diário máximo de 50,20 euros, aquando da atribuição de quilómetros e ajudas de custo aos seus trabalhadores, gerentes, sócios-gerentes ou administradores que estejam ao serviço da entidade patronal. As mesmas ficam sujeitas a tributação, na esfera da categoria A, na parte que excedam os limites legais.

 

Sendo uma retribuição, o montante pago a título de quilómetros e ajudas de custo deve constar do recibo de vencimento, discriminando a parte não sujeita a tributação e a parte sujeita (se a houver) e deve constar igualmente da declaração mensal de remunerações.

 

Mapa de controlo

 

Com o intuito de justificar a existência de deslocações, as entidades efetuam um mapa de quilómetros e ajudas de custo, onde devem constar vários elementos: identificação de viatura e do proprietário (local de partida), itinerário percorrido (local de chegada; início - dia e hora), tempo de permanência (regresso - dia e hora), objetivo, quilómetros percorridos. Nas ajudas de custo devem constar os seguintes elementos: identificação do trabalhador, itinerário percorrido - local de destino; tempo de permanência (início - dia e hora; regresso - dia e hora), objetivo e o montante atribuído.

 

Se não for elaborado o respetivo mapa, tais verbas não são aceites como gastos para efeitos fiscais, exceto se forem integralmente tributadas na esfera do trabalhador em IRS e Segurança Social.

 

Faturação

 

Na fatura emitida pela entidade esta deve proceder à evidenciação dos quilómetros bem como das ajudas de custo de forma a afastar a incidência de tributação autónoma à taxa de cinco por cento podendo ver acrescida a respetiva tributação em 10 pontos percentuais se apresentar no período de tributação prejuízos fiscais. Caso não discrimine e englobe tudo na prestação de serviços, está sujeita a tributação autónoma, exceto se tais abonos forem tributados como remuneração do trabalhador dependente na esfera do trabalhador.

 

Consultor da Ordem dos Técnicos Oficiais de Contas

 

Este artigo está em conformidade com o novo Acordo Ortográfico

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